Курьерские службы и государственные учреждения: особенности взаимодействия

Руководители больших организаций и компаний ответственные за все процессы делопроизводства. В течение рабочего дня времени катастрофически не хватает, чтобы успеть выполнить поставленные задачи единолично. Это означает, что для эффективного исполнения должностных обязанностей должна быть команда сотрудников-профессионалов. В рабочем круговороте есть еще один важный нюанс, влияющий на качество делопроизводства и коммерческий успех – это сотрудничество с курьерскими компаниями.

Востребованность услуги

Документооборот между коммерческими или исполнительными организациями и государственными учреждениями имеет регулярный характер. Многие знают не по наслышке, что такое длинные очереди и часы ожидания. Бюрократическая система остается частью трудовой деятельности для разных компаний, фирм, корпораций и др. Терять драгоценное время, чтобы сдать отчеты, договора или справки, соблюдая сроки – это неэффективно потраченная часть рабочего дня.

Заполнение налоговой декларации
Заполнение налоговой декларации

Курьерские компании, которые занимаются оперативной доставкой документов, являются идеальным решением проблемы. Они обязуются выполнить поставленную задачу максимально быстро, предоставляя гарантии и отчетность о выполненной работе. С такими поручениями отправляют только опытных курьеров, которые знают все особенности по доставке документов в государственные учреждения . Клиенту остается только дождаться звонка с подтверждением о выполненной доставке.

Пункт назначения

Большие курьерские компании работают практически со всеми службами:

  • Пенсионный фонд РФ (ПФР);
  • Федеральная налоговая служба (ФНС);
  • Фонд социального страхования (ФСС);
  • Росреестр(УФСГРКиК);
  • другие госорганы.

Особенности доставки

Документы, которые передаются курьеру для доставки, должны быть оформлены надлежащим образом. В 2014 году были внесены изменения в подаваемых бланках в Налоговою службу и Пенсионный фонд – код ОКАТО был переименован в ОКТМО. Старого образца бланки более не используются, поэтому неправильно заполненные официальные бумаги курьер просто вернет заказчику.

Отдельное внимание следует уделить поручениям, связанным с ФНС. Сотрудники этой службы примут документы от курьера только в том случае, если у него будет доверенность на выполнение таких действий. Будет она разовая или на более длительных условиях зависит от наличия договора о сотрудничестве курьерской компании с постоянным заказчиком услуг.

Курьер не несет ответственность за прием документов в госслужбах. Если они были неправильно оформлены отправителем, об этом будет сообщено при их передаче. Причина отказа будет зафиксирована в письменной форме и доставлена отправителю. В этом случае заказ также считается выполненным.

Налоговый кодекс РФ
Налоговый кодекс РФ

Учитывая, что очереди – растяжимое во времени явление, некоторые компании по доставке заключают договоренности (пакты) с государственными учреждениями о быстром взаимодействии. От этого все только выигрывают, ведь поручение выполняется оперативно, клиент остается доволен выполненным поручением, а курьер свободен для следующего задания. Есть и другая категория служб доставки, которые выставляют почасовой тариф. Время ожидания в течение 60 минут в очереди входит в стоимость услуги, а сверх указанной нормы начисляется доплата.

Очевидные преимущества

Для руководителей, бухгалтеров, регистрирующих организаций услуги курьерских компаний имеют серьезные преимущества:

  • экономия рабочего времени;
  • качественная и оперативная доставка;
  • отсутствие опозданий подачи документов;
  • безопасность и материальная ответственность;
  • конфиденциальность.

Момент выгоды для заказчиков услуги доставки очевиден. Процесс можно контролировать по телефону. Отсутствие надобности проводить время в очереди к нужному окну дает возможность заниматься подготовкой пакета документов для другого госучреждения или выполнением прямых обязанностей. Это означает, что как только курьер справился с поручением, он может приступать к следующему.

Оказание услуг по сдаче отчетности курьером
Оказание услуг по сдаче отчетности курьером

Обратите внимание, что взаимодействие курьерских компаний с государственными службами предполагает не просто доставку врученного документа под роспись, а именно его подачу . Выполняется весь цикл процедуры, что является большой выгодой для отправителя. Остается только оплатить услуги и поблагодарить за оперативность.

Вернуться к списку материалов